ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ ПО ПОРЯДКУ РАБОТЫ

1. Что такое EDI?
EDI является мировым стандартом обмена деловыми данными между информационными системами, позволяя ускорить передачу общеупотребительных коммерческих документов в цифровом виде между бизнес-партнерами.
2. Какие EDI сообщения используются в Ашан?
1. ORDERS (Заказы/Заявки)
2. ALCDES (Уведомления об отгрузке для алкогольных поставок)
3. (в разработке) PARTIN (Список точек доставки)
3. У АШАН есть возможность принимать DESADV / отсылать RECADV?
Ашан не работает с сообщениями DESADV и RECADV.
4. Что такое ЭДО?
ЭДО основывается на EDI обмене, добавляя в него такие элементы как визуализация документов и использование ЭЦП, придавая тем самым юридическую значимость комплектам документов и возможность предоставлять эти документы в ФНС
5. Какие ЭДО документы внедрены в Ашан?
1. ЭСФ + Э-ТОРГ-12
2. ​​ЭИСФ (Исправленная ЭСФ)
3. КЭСФ (Корректировочная ЭСФ)
​4. ​​ЭИКСФ (Исправленная корректировочная ЭСФ) ​
5​. (в разработке) Э-ТОРГ-2
6. В течении какого времени поставщик может выслать ЭСФ в АШАН?
При электронном документообороте максимальная отсрочка не меняется, но в идеале мы хотели бы получать документ в момент его формирования поставщиком (в момент отгрузки со склада поставщика).
7. В каком формате необходимо отправлять документы?
Ашан использует собственный формат для интеграции документов. Поставщик может передавать INVOIC или ФНС XML. За конвертацию ЭСФ в наш внутренний формат отвечают наши провайдеры ЭДО. У них всегда есть самая актуальная информация относительно наших требований.
8. Почему ЭСФ лучше БСФ?
У ЭДО много преимуществ по сравнению с бумажным процессом. Предлагаем ознакомится с информацией опубликованной на сайтах наших ЭДО провайдеров:
Контур: www.diadoc.ru/about
Корус: www.esphere.ru/products/courier
9. Можем мы указывать наименования в ЭСФ/Э-ТОРГ-12 не так как они расположены в заказе?
Да, это возможно. Вне зависимости от того в каком порядке будут расположены строчки в ЭСФ/Э-ТОРГ-12, необходимо указывать номер этого товара в заказе.
10. С какого момента сч-ф будет поставлена на учет при переходе на ЭДО?
Дата отсрочки платежа будет отсчитываться от даты получения и успешной загрузки комплекта документов который будет соответствовать приёмке в учётную систему Ашан. В случае ошибок при загрузке Ашан формирует уведомление об уточнении на ЭСФ, наличие которого указывает на необходимость дополнительных действий со стороны поставщика. В случае отсутствия успешной сверки с приёмкой спустя 14 дней, Ашан также формиркет уведомление об уточнении на ЭСФ. Информация по авторизованным к оплате ЭСФ можно как всегда увидеть в нашей системе Экстранет.
11. При переходе на ЭДО, что остается на бумажном носителе? Будут ли их нам подтверждать? На каких условиях?
Вы можете продолжать возить бумажную накладную. После подписания электронной накладной бумажную можно не хранить. Транспортная накладная и Товарно-транспортная накладная используются, помимо всего прочего, для подтверждения транспортных расходов. Все зависит от того, на какие электронные документы Вы готовы перейти.
12. Когда планируется переход на ЭТОРГ-12 и ЭСФ?
Переход поставщиков на ЭДО происходит по согласованному планингу,однако планы могут измениться и при готовности с вашей стороны мы можем взять вас в работу.
13. С каким провайдером по ЭДО работает компания Ашан?
В рамках ЭДО мы напрямую работаем с провайдером СКБ Контур (www.r-kontur.ru ​). Работа с другими провайдерами возможна при условии роуминга. ​Для этого ​необходимо заполнить бланк о выборе провайдера (​​Ашан. Письмо о выборе провайдера (для роуминга)​)​ и отправить его своему прямому провайдеру (в​ ​копии edo@auchan.ru).​
14. Кто будет платить за отправленные Торг-12 и Счет-фактуру?
Зависит от схемы передачи документов в Ашан. При прямой схеме (Ашан <-> Провайдер ЭДО <-> Поставщик) поставщик не оплачивает услуги по передаче документов провайдеру. Решение о перевыставлении поставщику затрат по ЭДО принимает Ашан. При роуминговой схеме (Ашан <-> Провайдер А <-> Провайдер Б <-> Поставщик) поставщик с большой долей вероятности должен будет оплатить услуги своему провайдеру (Провайдер Б). Решение о перевыставлении поставщику затрат по ЭДО от провайдера А принимает Ашан.
15. Накладная (ЭТОРГ-12) и одна ЭСФ – это два документа или один при отправке?
Зависит от логики формирования документов. Если поставщик формирует поток INVOIC то из этого потока провайдером будут сформированы 2 документа. Если поставщик формирует и подписывает документы в формате ФНС то необходимо отправлять 2 документа.
16. Когда будет внедрение (интеграция с нашей учётной системой)? Кто оплачивает внедрение? Стоимость внедрения?
По согласованию между поставщиком и провайдером. Поставщик оплачивает интеграцию провайдеру или другим подрядчикам. Стоимость зависит о степени интеграции и подрядчика который её выполняет.
17. Используется ли в электронном документобороте наша учетная система 1CV8, если нет, то нужна ли подобная интеграция?
Для передачи ЭДО используется ваша учетная система, по поводу необходимости интеграции вы можете уточнить у провайдера.
18. В работе с EDI/ЭДО мы используем платформу EXITE / другого провайдера (не Контур / Корус), вы готовы работать на данной платформе?
ЭДО в Ашан реализован с СКБ Контур и Корус Консалтинг СНГ. По заказам поставщиков этого провайдера мы работаем через роуминг (то есть сначала заказ поступает к одному из наших EDI провайдеров а затем к Exite). Мы готовы работать с документами которые вы будете подписывать на портале вашего ЭДО провайдера при условии что он настроит роуминг с одним из наших провайдеров.
19. Поставщик на своей стороне не будем формировать эторг-12 и эсф?
Если ваша система способна формировать документы соответствующие нашим требованиям - то можно формировать документы напрямую, без INVOIC
20. Необходимо ли поставщикам использовать ЭЦП для подписания INVOIC?
ЭЦП используется для подписания документов формата ФНС. INVOIC не нуждается в подписании ЭЦП.
21. Извещение о получении документа формируется на стороне участника ЭДО вручную (в отличии от квитанции о доставке оператором ЭДО),то есть пока на стороне Ашана не будет сформировано извещение – ЭСФ от нас считается непринятой?
Извещение формируется и подписывается автоматически. В соответствии с дополнительным соглашением по ЭДО, у нас есть 14 дней на расмотрение документа. Если в течении этого срока не отправлено уведомление об уточнении, ЭСФ можно считать принятой.
22. Если извещение не является основанием для оплаты, то что является?
В случае предоставления комплекта ЭСФ + Э-ТОРГ-12, основанием для оплаты является подписанная с двух сторон электронная накладная. В случае предоставления только ЭСФ, поставщик сможет увидеть авторизованные к оплате ЭСФ на портале Экстранет Ашан.
23. Кем принимается решение о тарифицировании услуги по ЭДО?
Центральным офисом закупок Ашан
24. У компании Ашан нет документа recadv, а у поставщика электронные счета-фактуры формируются только на основании этого документа (уведомление о приемке), которым Вы подтверждаете количество товара, принятого у Вас к учету. Как быть?
К сожалению у Ашан нет и в ближайшее время не будет технической возможности формировать RECADV.
Просьба уточнить возможные технические решения у вашего провайдера EDI.
25. Что нужно сделать чтобы перевезти заказы на EDI?
1) Заключить договор с одним из 4 провайдеров ( Контур, Корус, Сислинк, Эдисофт), с которыми работает АШАН или удостовериться что ваш EDI провайдер имеет роуминговое соглашение с одним из этих провайдеров
2) Запросить провайдера настроить взаимосвязь по заказам с Ашан
3) Провайдер выполняет настройки и предоставляет информационное письмо / электронное уведомление которое подтверждает что технически всё готово для передачи заказов
4) Ашан выполняет настройки со своей стороны.
26. Чем вызвана необходимость, получать GLN активности от поставщика в ЭСФ, если он уже присутствует в вашей учетной системе и закреплен за определенными поставщиками и точками доставки?
Часть наших поставщиков выполняют поставки по нескольким активностям одновременно. Если активность полученная в ЭСФ не соответствует активности в приемке, то ЭСФ не будет авторизован к оплате.
27.
Схема ​электронного документооборота с Ашан​ (Схема ЭДО)​
Порядок подключения поставщиков к тестированию ​ (ссылка на файл)​
Требования к ЭСФ (ссылка на файл)​